債権や売掛金が回収できない場合に、売掛金等を請求する内容の内容証明郵便を作成して、これを相手方に送付する方法により債権回収を行うことがあります。今回は、このような内容証明郵便がどのようなものなのかについて、ご説明させて頂きたいと思います。

1. 内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、郵便として差し出した文書の内容を日本郵便株式会社から証明してもらう特殊な郵便物です。内容証明郵便によって証明できるのは、

  • ①差出人及び受取人
  • ②差し出された郵便物の文書の内容
  • ③差し出した日の日付(及び時間帯)、です。また、同時に配達証明を利用することによって、
  • ④当該文書が受取人に配達された事実及び日付(及び時間帯)についても証明することが可能となり、併せて配達証明扱いとしておくのが一般的です。

2. どのような場面で利用されるか?

内容証明郵便は、様々な事実証明の手段とするほか、確実な連絡手段等として広範に用いられています。

具体的な利用場面としては、①後日に訴訟などで、意思表示や通知をした事実、内容、時期等を立証する必要があるとき②意思表示や通知が重要なもので、受取人に差出人側の強固な意思表示を示すなど、心理的な効果を狙うとき、等があり、幅広く活用されています。

3. 作成方法、取扱郵便局

用紙に制限はありません。同一文章、内容で、相手に送付するもの1通(内容文書)と謄本2通(差出人交付用、郵便局保存用)の合計3通作成します。

絵、写真、図面は本文に表示することも、添付することもできません。写真、手形、小切手、金融機関定式の振込依頼書等も同封することはできません。内容証明にはできない作図等からなる文書や同封できない書類については、別途書留郵便で送る旨を内容証明郵便中に注記して、同時に書留郵便で送ることもあります。

その他にも、形式として1行20字以内、1枚26行以内といった形式など細かい作成方法の定めがありますので、実際に利用する際には、郵便局のホームページで確認したり、弁護士に依頼したりするのがいいかと思います。また、取扱郵便局も限定されているため、利用する際には、あらかじめ差し出そうとする郵便局へお尋ねください。

4. 内容証明郵便による意思表示はいつ到達したことになるのか?

到達とは、意思表示が、意思表示の相手方の了知し得るようにその勢力範囲内に入ることと解するのが判例の立場です。具体的には、相手方の郵便受けに投入されたとき、あるいは同居の親族、家族、雇人等に交付されたときは意思表示の相手方が了知しなくとも到達となるとされています。

内容証明郵便が返戻された場合の意思表示の到達の有無については、到達を肯定した裁判例も、到達を否定した裁判例もあり、事案の違いによって結論が分かれていると考えられます。①受取人に郵便の内容を推知し得る事情があったこと②受領の意思があれば郵便を受領できたこと、といった事情などは、到達を肯定する方向に働きます。

5. 電子内容証明郵便サービス

平成13年2月1日から、現行の内容証明郵便を電子化した電子内容証明サービスが開始されました。

「Microsoft Word」等一定のワープロソフトで作成した文書をそのまま郵便局の電子内容証明システムに送信すると、電子内容証明の証明文、日付印が文書内に挿入され、差出人宛て謄本、受取人宛て原本が自動印刷されます。郵便局は、印刷時に文書が確実にプリントアウトされていることを確認し、郵便物として発送します。

このサービスは、24時間受付が可能であったり、現行の内容証明郵便と異なり、謄本2通の作成の手間が省けたり、文字制限(1行20字・1枚26行等)が緩和されたりと、利用しやすい面があると思います。

このサービスを利用するには、支払方法が限定されていたり、専用ソフトウェアをインストールすることが必要となりますので、その他詳細については、本サービスに関するホームページ(http://enaiyo.post.japanpost.jp/mpt/)を参照してみてください。

6. 最後に

以上が、内容証明郵便の大まかな説明となります。

定められた作成方法に従えば、弁護士に依頼しなくても、自ら、売掛金等を請求する内容の内容証明郵便を作成してこれを相手方に送付することができます。

もっとも、弁護士が弁護士名で内容証明郵便を送付した場合、取引先は「このまま支払わないでいると裁判を起こされるかもしれない」と考え、支払いに応じる可能性が高くなったりします。内容証明郵便を利用したい、作成方法が分からないといった場合には、専門家にお気軽にご相談ください。

(文責:よつば総合法律事務所 弁護士 大友竜亮

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