「私用メール」の送受信とその監視、実はいろいろ問題です。

経営者の方にとって、社員が勤務時間中に仕事以外の用事を済ませているのではないかと気になったことがある方もいらっしゃるかもしれません。

そんなとき、社員がどんなメールを送受信しているか確認しておきたいと考えたことはないでしょうか。
会社が所有しているパソコンなどを社員に使用させているのだから、当然可能だろうと思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、社員からプライバシーの侵害と言われてしまうのではないかと心配に思った方もいらっしゃるかもしれません。

そこで、そもそも社員の私用メールの送受信は許されるのか、許されるのであれば監視することができるのかについて、使用者による社員の私用メールの監視について初めて判断を示した東京地裁平成13年12月3日判決を基に考えてみたいと思います。

社員の私用メールの送受信は許されるのか

そもそも、社員は私用メールの送受信を行うことはできるのでしょうか。

東京地裁は、就業規則等で私用メールを明確に禁止していない場合について、会社における職務の遂行の妨げとならず、会社の経済的負担も極めて軽微なものである場合には、これらの外部からの連絡に適宜即応するために必要かつ合理的な限度の範囲内において、私用メールを用いることも社会通念上許容されると判断しました。

よって、社員の私用メールの送受信は、事案ごとに送受信の程度が社会通念上許容されるか判断されることとなります。

社員の私用メールの送受信の監視は許されるのか

では、社員の私用メールの送受信の監視を行うことはできるのでしょうか。

東京地裁は、私用メールの送受信に関する監視権限について明示されていなかった場合について、監視の目的、手段及びその態様等を総合考慮し、監視される社員のプライバシー侵害と比較し、社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り、プライバシー権の侵害となると判断しました。

よって、社員の私用メールの送受信の監視は、事案ごとに総合的に判断し、社会通念上相当といえるかによって判断されることとなります。

具体的には・・・

では、具体的にどのような監視が社会通念上相当と認められない監視となるのでしょうか。

東京地裁は、職務上従業員の電子メールの私的使用を監視するような責任ある立場にない者が監視した場合、責任ある立場にある者でも監視する職務上の合理的必要性が全くないのに専ら個人的な好奇心等から監視した場合、社内の管理部署その他の社内の第三者に対して監視の事実を秘匿したまま個人の恣意に基づく手段方法により監視した場合等を挙げています。

社内規定整備の必要性

日常において何気なく行っているかもしれない私用メールの送受信についても、その監視についても、裁判で争いになりうる問題です。

監視が認められる場合もあるとはいえ、社内規定の整備をしておくに越したことはありません。そこで、監視・調査権限について、ネットワーク利用規定などで周知徹底する必要があります。東京地裁の裁判例は、会社による私的メールの監視可能性についても社員に告知されていない事案でした。監視可能性について周知徹底しておくことで、社員は監視調査される可能性があることを知ったうえでの私的メールを送受信していることとなり、プライバシーへの期待の低下につながります。また、監視の目的、手段及び態様についても、社会通念上相当と判断されやすくなることが考えられます。

ただ、どのような規定を定めればいいのか、全く見当もつかない方もいらっしゃると思います。まずは、弁護士にお気軽にご相談ください。

以上

弁護士 根來 真一郎

グレーゾーン解消制度と新事業特例制度

今回は、平成26年1月20日に規制改革の一環として施行された「グレーゾーン解消制度」及び「新事業特例制度」についてブログを書きました。これらの制度は、事業者が主体となって規制改革を行うことでスムーズな事業のスタートアップを促進する制度で、新事業を計画されている方は必見です!

1. グレーゾーン解消制度

グレーゾーン解消制度は、事業者が、現行の規制の適用範囲が不明確な分野において、具体的な事業計画に即し、あらかじめ規制の適用の有無を確認できる制度です。

この制度によって、新しく事業を始める際に、その計画している事業が特定の法律の規制に抵触しないかどうか不明確なグレーゾーンを事前に確認することができ、安心して新規事業を行うことができるようになりました。

2. グレーゾーン解消制度利用の手続き

(1)申請方法

計画している新規事業計画が規制に抵触するかどうかの確認は、事業を所管する省庁の大臣(事業所管大臣)に対して行うことになります。書式などは経済産業省のHPからダウンロードして使うことができます。

(2)申請に対する回答

規制の適用の有無についての回答は、事業所管大臣が当該事業の規制を行う省庁の大臣(事業規制大臣)に確認の上、原則として1ヶ月以内で行われることになっています。短期間で回答を得られる制度になっていて、規制の適用の有無を迅速に確認し、スムーズに新規事業の立ち上げを行うことができます。

(3)回答後の事業所管大臣によるサポート

なお、新規事業が規制の対象であることが明らかになった場合であっても、事業所管大臣から後述の「新事業特例制度」の活用を提案されたり、規制に抵触しないように事業計画を変更することを含めて指導助言をしてもらったりするなど、規制の対象となった場合でも新事業の立ち上げをサポートしてもらうことができます。

3. 新規事業特例制度

事業者が安全性等を確保する措置を実施することを条件として、企業単位で規制の特例措置を講ずる制度です。

この制度に基づいて特例が認められた場合、本来新事業に適用される規制があるにもかかわらず、その申請を行った事業に限定して特例が設けられ、新しく事業を行うことができるようになります。

4. 新規事業特例制度利用の手続き

(1)申請方法

新規事業をしようとする事業者は、規制の特例措置の要望を事業所管大臣に提案します。申請の書式などは、グレーゾーン解消制度と同じく経済産業省のHPに掲載されています。

(2)申請に対する回答

上記の申請に対する回答は、こちらもグレーゾーン解消制度と同じく、原則として1ヶ月以内に行われることになります。

(3)新事業活動計画の認定

規制の特例措置を講ずるという回答が行われた場合、事業所管大臣は規制の特例措置を創設することになります。事業者は、特例措置が創設された後、新事業活動計画を作成して事業所管大臣に対して事業を行うことを申請し、これに対する認定が行われると、新たに事業活動を行うことができます。

5. まとめ

今回ご紹介した制度は、新規事業を行う際に規制に抵触するかどうかを確認するだけでなく、事業所管大臣から指導や助言を受けられるなど、新規事業を計画している事業者に対して手厚いサポートが用意されているという印象を受けました。

また、経済産業省のHPにはこれまでに申請が行われた事案とその判断が掲載されています。制度施行から4年が経過して事例がかなり増えてきていることから、今まで集積された事案を参考にした上で制度利用の検討もできるようになってきていると思います。

グレーゾーン解消制度の利用の際には、規制の根拠となっている法令等の具体的な文言についての申請者の見解を記載する等、法的知識やリサーチが必要になってくる部分もありますので、ご興味やご質問などありましたら当事務所までお気軽にお問い合わせください。

以上

弁護士 加藤貴紀

外国人技能実習制度

みなさん、この制度の名前を聞かれたことはあるでしょうか? 最近ニュースで、日本が人手不足であるとか、少子高齢化で将来が不安であるというようなときによくとりあげられているかと思いますが、今回はその制度についてブログを書いてみました。

1. 制度の目的

この制度は、名前のとおり、日本が先進国としての役割を果たすために、発展途上国から人を受け入れ、仕事をしてもらうことで技能・技術・知識等を習得させ、「人づくり」を通して発展途上国の経済発展に協力することを目的とした制度です。つまり、日本が先進国として国際貢献をするための制度であるといえます。

そのため、日本の人手不足を解消することを目的とする制度ではないことはお分かり頂けるかと思いますが、実際の受け入れる日本企業側の意図としては専ら人手不足を補うという認識で利用されている現状もあるのではと思います。

2. 過去の経緯と問題点

外国人技能実習生については、昔から人権侵害がなされているのではないかという批判がありました。

まず賃金面についてですが、正社員に比べて多くの場合月収がかなり低く設定されているケースが多いと言われています。また、労働環境についても、技能実習生は入国直後の講習期間以外は、雇用関係の下、労働関係法令等が適用されることとなっています。

しかし厚生労働省の調査によると約7割以上で労働基準関係法令上の違法が見られたという調査結果があるように、不当な長時間勤務や、安全性が十分に確保されていない職場で働かせ実際に事故が発生し外国人実習生が負傷するなど、労働環境が劣悪であるとも指摘されていました。

3. 法改正

そこで、平成28年11月28日に新しい技能実習法が公布され、平成29年11月1日から施行されています。

ここでは、まず技能実習計画を作成した上で、新設される外国人技能実習機構の認定を受けることとされました。そして、実習実施者はその計画に従って技能実習を実施させなければならないとされ、管理事業を行うものは事前に同機構の許可を得る必要があるとされました。

このような形にし、違反者にはペナルティを設定することで、実習の適正な実施及び実習生の保護を図ることが期待されています。
つまり、より監督できるような仕組みにして実習生の保護を図るとともに、優良な実施団体には在留期間を3年間から5年間に伸ばし、人数枠も拡張を認める内容となっています。

4. 最新の動向

つい先日、新聞でもとりあげられていましたが、平成29年11月に追加された介護職種について、平成30年5月1日付で監督機関が初めて実習生の受け入れを認定しました。

今回の受け入れが認定されたのは中国人女性2名で、手続きが順調に進めば6月にも入国し、1か月間の研修を受けた後、グループホームと介護付有料老人ホームで働くことのことです。

受け入れた会社の社長は将来の中国での事業展開を見据えて受け入れたそうで、中国事業の幹部に育って欲しいと期待されているそうです。

これは国内の深刻な介護人材不足という背景と、中国のように介護人材の育成を迫られている国との思惑が一致した取り組みといえると思います。

5 おわりに

昨年、私が企画者として携わらせて頂いたセミナーで、講師として外国人技能実習制度に係る団体の方をお呼びして講義をして頂きました。参加された方は、中小企業の方が多かったですが、非常に興味をもたれていたようで熱心にお話を聞かれていました。

私も講義を聞いたのですが、この制度は、受け入れる企業だけでなく、実習生及び送り出す国にもメリットがある制度であり、より制度を知って頂き積極的に利用可能であれば是非利用して頂いた方がよいという印象を持ちました。

政府の方針もあり、今後も中国や東南アジア各国からの受け入れが加速すると言われていますので、また機会がありましたら最新の情報をお伝えさせて頂ければと思います。最後までお付き合い頂きありがとうございました。

弁護士 小林義和

「むきてんかん」ってご存知ですか?

漢字にすると「無期転換」となります。ここ最近、企業や国立大学などで、社員や職員に対してこの制度が適用されることを避けるために「雇止め」と言われる契約期間の更新の拒絶を一斉に行ってニュースになっています。そのため、皆様も新聞やニュースでこの言葉を耳にしたことがあるのではないでしょうか? 続きを読む

解雇無効で1億円!- 解雇に潜む企業リスクについて

平成29年10月13日、東京地方裁判所は、プルデンシャル生命保険株式会社が行った懲戒解雇は無効と判断し、未払い給与(2年9カ月分)として、1億円強の支払を会社に命じました。

報道によると、①顧客への勧誘時に不実の説明を行った社員に対し、業務停止3日の懲戒処分を命じたが、②これに社員が応じなかったため、会社が懲戒解雇を行ったという事案につき、③社員が業務停止に服さなかったことにより、会社に見過ごすことができない損害が生じたとまでは認められないため、解雇は相当性を欠く、という旨の判断がなされたようです。 続きを読む

Q&A やめて欲しい従業員がいるのですがどのように進めればよいですか。

Q. やめて欲しい従業員がいるのですがどのように進めればよいですか。

A. まずはよく話し合って退職届の作成をしてもらえるかどうかを検討しましょう。どうしても合意に至らない場合には会社が一方的に行う手続きである解雇ができるかどうかを検討しましょう。 続きを読む

Q&A 建物賃貸借で契約書で定めた期間が経過しても借主が出ていかない場合どうすればよいですか。

Q. 建物賃貸借で契約書で定めた期間が経過しても借主が出ていかない場合どうすればよいですか。

A. 解約に正当事由があるかどうかを検討した上で正当事由があると思われる場合には交渉・調停・裁判で明渡を実現しましょう。 続きを読む

Q&A 創業する際に法務の観点から注意すべきことは何ですか。

Q. 創業する際に法務の観点から注意すべきことは何ですか。

A. 持株比率の問題、社員・役員の問題、許認可の問題、法律上の規制の問題、知的財産の問題、顧客の引き抜き等の問題、契約書の問題があります。 続きを読む

Q&A 裁判で勝つための細かいテクニックで簡単にできるものはありますか。

Q. 裁判で勝つための細かいテクニックで簡単にできるものはありますか。

A. 会話の録音、メールなどの証拠の取得、公証役場での確定日付の取得などをお勧めします。

裁判で大事なものは書面の証拠

本の裁判所では書類が非常に重視されます。口頭でのやりとりは「言った言わない」という話になりあまり重視されません。そのため、口頭でのやりとりだけでは心配な場合、会話を録音しておくことが望ましいです。会話を録音したものを書面化(反訳)した資料は立派な「書類」としての証拠となります。

過去の経験でも、裁判で会話の録音内容が決定的な証拠となって裁判に勝った例は多数あります。

なお、盗聴器をしかけるような方法での録音は当然犯罪となってしまいますので、録音の方法には十分注意しましょう。

メールについて

正式な契約書ではなくても、メールのやりとりなどの書類も立派な証拠となります。過去のメールのやりとりを探したり、証拠となりそうな新たなメールのやりとりを検討する方法も非常に有効です。過去のメールのやりとりで裁判の勝敗が決まるケースは非常に多いです。特に、トラブルになる前にやりとりされていたメールは普通は事実をやりとりしているのであろうと推測されますので、特に信用性は高いです。

確定日付の取得について

確定日付の取得とは書類がその日付に存在したことを証明するために公証役場で行う証明方法です。裁判の場合、「あとで作った書類であり、記載してある作成日と実際の作成日は異なる」という主張が出ることがあります。その場合、公証役場で確定日付を取得していれば、「書類を後で作った」という相手方の主張を防ぐことができます。

会社の内部メモや個人のメモなどの場合、作成日が重要となることも多いので、確定日付の取得は地味ですが重要な役割があります。

書面化の重要性

以上のように、日本の裁判所では書面が非常に重視されます(他方、裁判の当事者が裁判所で話すないようは重視されないことが多いです)。  そのため、後日の紛争に備えて書面を作成する習慣をつけておくとよいでしょう。