ハラスメント相談窓口の運用上の注意点

職場におけるハラスメントは、従業員の尊厳を傷つけ、職場環境を悪化させる深刻な問題です。この問題に対処するため、企業にはハラスメント相談窓口の設置が法律で義務付けられています。

しかし、単に窓口を設置するだけでは十分ではありません。相談窓口が形骸化せず、本来の役割を果たすためには、運用方法に細心の注意を払う必要があります。

この記事では、ハラスメント相談窓口の基本的な役割から、パワハラ防止法で求められる具体的な措置、そして実際の運用における注意点まで、企業の担当者が知っておくべきポイントを網羅的に解説します。

1. ハラスメント相談窓口とは

まず、ハラスメント相談窓口の基本的な役割と、設置が法律上の義務であることを確認しましょう。

1.1 ハラスメント相談窓口とは何か？

「ハラスメント相談窓口」とは、セクハラ、パワハラ、マタハラといった職場でのハラスメントに関する相談や苦情を受け付けるために、事業主が設置する窓口のことです。

この窓口は、ハラスメントの問題を早期に発見し、問題が大きくなる前に対処することを主な目的としています。

相談窓口が有効に機能することで、次のようなメリットが期待できます。

1.2 ハラスメント相談窓口の設置は法律上の義務

ハラスメント相談窓口の設置は、企業規模を問わず、すべての事業主に課せられた法的義務です。各種ハラスメントに対応する相談体制の整備と、その周知徹底が次の法令により求められています。

2. パワハラ防止法で事業主に求められる措置

パワハラ防止法では、事業主に求められる具体的な措置が定められています。ここでは、事業者がすべきことを詳しく見ていきましょう。

2.1 相談窓口の設置・周知

事業主は、ハラスメントに関する相談窓口をあらかじめ定め、それを全従業員に周知しなければなりません。

相談窓口の具体的な設置方法としては、次のような例が挙げられます。

周知方法としては、社内報、パンフレット、社内ホームページへの掲載などが挙げられます。重要なのは、単に窓口を形式的に設けるだけでなく、従業員が「いつでも相談できる」と認識し、実際に利用しやすい体制を整えることです。

2.2 相談対応体制の整備

相談内容や状況に応じて、相談窓口の担当者が適切に対応できる体制を整備することも義務付けられています。

被害を受けた労働者が萎縮して相談を躊躇する例もあるため、相談窓口では、相談者の心身の状況や当該言動が行われた際の受け止めなど、その認識にも配慮しながら対応することが重要です。

また、職場におけるパワーハラスメントが現実に生じている場合だけでなく、その発生のおそれがある場合や、パワーハラスメントに該当するか否か微妙な場合であっても、広く相談に対応し、適切な対応を行う必要があります。

こうした幅広い相談に適切に対応するため、具体的には次のような取り組みが求められます。

2.3 事後の迅速・適切な対応

相談が寄せられた後は、迅速かつ適切な対応が必要です。具体的には、次のステップを踏むことが求められます。

2.3.1 ① 事実関係の迅速かつ正確な確認

相談窓口の担当者、人事部門または専門の委員会等が、相談者及び行為者の双方から事実関係を確認します。その際、相談者の心身の状況や当該言動が行われた際の受け止めなど、その認識にも適切に配慮することが必要です。

また、相談者と行為者との間で事実関係に関する主張に不一致があり、事実の確認が十分にできないと認められる場合には、第三者からも事実関係を聴取する等の措置を講じます。

2.3.2 ② 被害者への配慮措置

事実関係の確認により、職場におけるパワーハラスメントが生じた事実が確認できた場合、速やかに被害者に対する配慮のための措置を適正に行います。

具体的な措置としては、事案の内容や状況に応じて次のようなものが挙げられます。

2.3.3 ③ 行為者への措置

パワーハラスメントが生じた事実が確認できた場合、行為者に対する措置も適正に行います。

具体的には、次のような措置が考えられます。

2.3.4. ④ 再発防止措置

パワーハラスメントが生じた事実が確認できた場合はもちろん、確認できなかった場合においても、改めて職場におけるパワーハラスメントに関する方針を周知・啓発する等の再発防止に向けた措置を講じるのが望ましいでしょう。

具体的な再発防止措置としては、次のようなものが挙げられます。

2.4 相談者・協力者への不利益取扱いの禁止

事業主は、労働者が次のような行為をしたことを理由に、解雇その他の「不利益な取扱い」をしてはなりません。

「不利益な取扱い」には、降格、減給、不利益な配置転換などが含まれます。このルールは、被害者本人だけでなく、調査に協力した同僚なども保護の対象となります。

企業は、労働者が相談等を理由として解雇等の不利益な取扱いをされない旨を定め、全従業員に周知・啓発する義務があります。

3. 違反した場合の罰則

現時点では、ハラスメント相談窓口を設置しなくても刑事罰に問われることはありません。

しかし、行政上・民事上のペナルティは別です。相談窓口の設置義務を怠った場合、次のような措置が課される可能性があります。

① 行政上の措置

助言・指導・勧告

ハラスメント防止措置が不十分な場合、厚生労働大臣または都道府県労働局長から助言、指導、または勧告が行われる可能性があります。

企業名の公表

勧告に従わない場合、企業名が公表されます。これにより社会的信用が失墜し、人材採用や営業活動に深刻な悪影響が及ぶおそれがあります。

過料

厚生労働大臣から措置義務に関する報告を求められた際に、報告を怠ったり、虚偽の報告をしたりした場合は、20万円以下の過料（かりょう）に処せられることがあります。

② 民事上の責任

損害賠償責任

ハラスメントを放置した結果、被害を受けた従業員から、安全配慮義務違反を問われ、損害賠償を請求される可能性があります。また、加害者である従業員の行為について、使用者責任を問われるケースもあります。

こうしたペナルティは、企業の評判や経営基盤、従業員の信頼にとって大きなリスクとなります。法的義務の履行はもちろん、健全な職場環境を維持するためにも、ハラスメント相談窓口は必ず設置しておくべきでしょう。

4. 相談窓口設置時に知っておきたい点

相談窓口には「社内設置型」と「外部委託型」があります。それぞれの特徴とメリット・デメリットを理解し、自社に適した形態を選択しましょう。

4.1 ハラスメント相談窓口の種類

相談窓口を設置する際は、パワハラ、セクハラ、マタハラなど、特定のハラスメントに限定せず、あらゆるハラスメントに対応できる包括的な窓口として整備することが求められます。

このような一元的な相談窓口を設置する方法としては、大きく分けて人事部門やコンプライアンス担当部署の職員が窓口業務を担当する「社内設置型」と、弁護士や社会保険労務士、またはハラスメント相談を取り扱う専門事業者に業務を委ねる「外部委託型」の2つがあります。

4.2 社内で設置する場合のメリット・デメリット

社内にハラスメント相談窓口を設ける場合、以下のようなメリットとデメリットがあります。

4.2.1 社内設置型のメリット

① 問題の早期解決につながりやすい

社内の人間関係や組織構造を把握しているため、事実確認や関係者へのヒアリングなどを速やかに進めることができます。

② 相談のハードルが低い場合がある

従業員にとって身近な存在であるため、気軽に相談しやすいケースが多いといえます。特に、問題が大きくなる前の早期段階での相談を促しやすい点が特徴です。

4.2.2 社内設置型のデメリット

① 公正性への不安

社内に相談窓口を設置する場合、形式上は中立であっても、実際には「組織内の力関係」や「人間関係」の影響を完全に排除することは容易ではありません。

相談者の立場からは、「相手が管理職である」「担当者と加害者の関係性が近い」といった事情から、公平に扱われないのではないかという不安が生じやすい点にも留意が必要です。

② 秘密保持への不安

相談者からは「相談内容が社内で漏れてしまうのではないか」「担当者が公平に対応してくれないのではないか」といった不安を抱かれやすく、相談をためらってしまう可能性があります。

③ 担当者への負担と教育の必要性

通常業務に加えてハラスメント対応という重責を担うことになるため、窓口担当者への心理的・業務的負担が大きくなります。また、相談窓口の担当者には専門的な知識やスキルが求められるため、適切な研修などの教育を行うことが必要です。

④ 相談しにくいケースもある

相談窓口の担当者が、相談者が日常的にやりとりをする部署の者である場合、今後の関係性を懸念して相談しにくい状況が考えられます。

4.3 外部に委託する場合のメリット・デメリット

外部委託先としては、弁護士、社会保険労務士、カウンセラー、民間の相談窓口サービスを提供する会社などが考えられます。

4.3.1 外部委託型のメリット

① 中立性・専門性・独立性の確保

社内の人間関係から独立した第三者が対応するため、中立性や公平性が担保されます。また、弁護士などの専門家が対応することで、専門性も確保できます。

② 従業員の安心感と信頼

「情報が漏れる」「公平に扱われない」といった不安を感じにくいため、従業員は安心して相談しやすくなります。これにより、従業員からの信頼を得やすく、窓口の利用促進につながります。

③ 匿名性の確保

外部機関が対応することで、匿名での相談がしやすくなります。

④ 担当者の教育が不要

自社で相談担当者を育成するための手間や時間をかけずに済みます。

4.3.2 外部委託型のデメリット

① コストがかかる

ハラスメント相談窓口を外部の専門機関に委託する場合、毎月の委託料や相談対応に応じた費用が発生します。

そのため、サービス内容や対応範囲に対して、費用が見合っているかを検討したうえで委託先を選定する必要があります。

② 社内事情の把握が難しい場合がある

外部の担当者は社内の実情に詳しくないことが多いため、問題の実態を把握しにくい場合があります。

5. 相談受付時に企業が押さえるべき初期対応

相談を受け付けた際の初期対応は、その後の調査や解決の成否を左右する重要な段階です。ここでは、相談受付時に企業が特に注意すべき3つのポイントを解説します。

5.1 相談者の安全確保と信頼を損なわないヒアリング姿勢

相談を受ける際は、まず相談者の安全を確保し、信頼関係を築くことが最も重要です。担当者は次の点を心掛ける必要があります。

5.2 情報管理・記録作成の徹底と秘密保持

相談者や行為者、調査に協力してくれた第三者など、関係者のプライバシー保護は相談窓口の生命線です。

相談内容に関する情報が安易に職場に漏れるようなことがあれば、相談窓口への信頼は完全に失われ、誰も利用しなくなるおそれがあります。

企業には、相談者・行為者等のプライバシーを保護するために必要な措置を講じ、その旨を従業員に周知することが義務付けられています。

相談記録の作成や管理にあたっては、アクセスできる人間を限定するなど、厳格な情報管理体制を構築しなければなりません。

5.3 不利益取扱いを防ぐための基本ルール

相談受付の初期段階で、相談者に対して「相談したことを理由に、解雇や異動などの不利益な取扱いを受けることは絶対にない」という点を明確に伝えなければなりません。

企業は、この不利益取扱いの禁止について就業規則等に規定し、全従業員に周知・啓発する必要があります。

6. 調査実施における運用上の注意点

相談を受けた後の調査は、事実を正確に把握し、公正な解決を図るための重要なプロセスです。

ここでは、調査を実施する際の具体的な注意点を解説します。

6.1 中立性・客観性を確保した事実確認の進め方

事実確認の調査は、中立的・客観的な立場で行わなければなりません。担当者は予断を持たず、公平な態度で臨むことが求められます。

調査の基本的な進め方は次の通りです。

社内での事実確認が困難な場合は、中立的な第三者機関（弁護士など）に調査を依頼したりすることも有効な選択肢です。

6.2 被害者・加害者双方の権利保護と適正手続

ハラスメント事案の調査においては、関係者全員の権利を適切に保護しながら進めることが不可欠です。具体的には、「プライバシー保護」と「適正な手続きの確保」という2つの観点から配慮が求められます。

6.2.1 プライバシー保護の徹底

被害を申し出た側のプライバシーへの配慮は欠かせません。調査が進行していることが社内に広まれば、当該従業員が職場に居づらくなるリスクがあるため、情報管理を徹底する必要があります。

また、相談対応の過程で、担当者の言動が新たな心理的負担となる、いわゆる「二次被害」が生じないよう注意が必要です。

たとえば、励ますつもりで発した言葉が、相談者にとっては「問題を軽視された」と受け取られてしまうケースもあります。担当者は、自身の言動が相談者に与える影響を常に意識し、慎重な対応を心掛けるべきです。

一方で、行為者とされる従業員のプライバシーについても、同様に慎重な対応が求められます。調査はあくまでも中立・公平に実施されるべきであり、予断を排して対応しなければなりません。

さらに、調査に協力した第三者の情報も厳重に取り扱うことが重要です。協力の事実が知られることで、当該従業員が不利益を被るような事態を避ける必要があります。

6.2.2 適正な手続きの確保

調査の手続きにおいては、適正性を確保することも大切です。

行為者とされる者へのヒアリングを行う際には、報復行為の禁止、調査内容の守秘義務、匿名相談者の特定行為の禁止などを明示し、違反時の処分方針も説明しておきましょう。

同時に、行為者とされる者の主張を予断なく聴取し、十分な反論や弁明の機会を保障することも求められます。特に懲戒処分を検討する場合には、弁明の機会を与えることが必要です。

このように手続的公正を確保することが、公正な解決と紛争予防の両面で重要です。

6.3 調査結果を踏まえた措置決定と再発防止策の設定

調査によってハラスメントの事実が確認された場合、企業は次の対応を適正に行う必要があります。

これらの措置を講じる際も、当事者のプライバシーには十分に配慮する必要があります。

7. まとめ：ハラスメント相談窓口でお困りの場合は弁護士ヘ

ハラスメント相談窓口の設置と適切な運用は、法律で定められた企業の義務であると同時に、従業員が安心して働ける職場環境を築き、企業の持続的な成長を支えるための重要な経営課題です。

しかし、プライバシー保護、中立性の確保、複雑な事案の調査など、相談窓口の運用には専門的な知識とノウハウが必要です。「どのように窓口を設置すればよいかわからない」「相談が寄せられたが、どう対応すればよいか不安だ」といったお悩みを抱えている場合は、企業法務に詳しい弁護士に相談することをおすすめします。

弁護士は、法的な観点から適切な窓口の設計や運用マニュアルの作成、個別の事案への対応方法などをアドバイスし、貴社のリスクマネジメントを強力にサポートします。

よつば総合法律事務所には、企業法務の経験が豊富な弁護士が多数在籍しています。初回相談やお見積りは無料で行っていますので、お気軽にお問い合わせください。

（監修者：弁護士 加藤貴紀）

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