内容証明郵便とは？書き方・例文・弁護士によるサポート内容を解説

そんなときに役立つのが「内容証明郵便」です。

内容証明郵便は、誰が・いつ・どんな文書を送ったかを郵便局が証明してくれる特別な郵便サービスです。

普通の手紙では残せない“法的な証拠”としても使えるため、ビジネスのトラブル予防や解決に大きな力を発揮します。

この記事では、「内容証明郵便とは何か？」という基本から、実際の書き方や例文、送る手続き、弁護士に依頼するメリットまでを、わかりやすく解説しています。

ぜひ最後までご覧ください。

1. 内容証明郵便とは？

内容証明郵便とは、「誰が」「いつ」「どのような内容の文書を」「誰に対して送付したのか」を、郵便局が公的に証明してくれる特別な郵便サービスです。

たとえば、「一定の期日までに金銭を支払ってほしい」「契約を解除する意思を正式に伝えたい」といった、重要な通知を確実に相手に伝えたい場面で利用されます。

この手段を使うことで、後日になって「そんな手紙は受け取っていない」と言われたとしても、送付した事実と内容を第三者（郵便局）が証明してくれるため、法的な証拠として活用することが可能です。

1.1 普通郵便と内容証明郵便の違い

普通郵便は、ポストに投函するだけのシンプルな手紙です。

費用も安く、気軽に使えます。

しかし、普通郵便は「いつ送ったか」「届いたかどうか」などの記録が残りません。中身の内容も証明されません。つまり、あとから「送った」「受け取ってない」とトラブルになる可能性があります。

一方、内容証明郵便なら、郵便局がすべて記録してくれるので安心です。

大事な話をきちんと証明したいときには、普通郵便ではなく内容証明郵便の方が適しています。

1.2 レターパックと内容証明郵便の違い

レターパックは、全国どこでも決まった料金で送れる便利な封筒型の郵便サービスです。

信書（契約書や請求書など）も送れます。

ただし、レターパックでは手紙の中身までは証明されません。

そのため、「何を送ったか」を証拠として残したいときには、内容証明郵便が最適です。

「とにかく相手に届けたい」という場合はレターパック、「何を送ったか証明したい」という場合は内容証明郵便を使いましょう。

1.3 内容証明郵便の費用

内容証明郵便を出すには通常の送料に加えて、追加料金がかかります。

2. 内容証明郵便を活用すべき場面とは？

内容証明郵便は、ただの手紙ではありません。相手に「本気の意思」を伝えたり、「何をいつ送ったか」を証拠として残したいときに使う、とても大事な手段です。

ここでは、具体例として6つの場面をご紹介します。

2.1 未払金の請求

相手が約束どおりお金を払ってくれないとき、まずは電話や普通の郵便で連絡するのが一般的です。

しかし、何度言っても支払いがない場合は、「これ以上無視すれば法的な対応をしますよ」という強い要求を伝える必要があります。

そこで内容証明郵便の出番です。

「いつまでに払ってください。払わないなら法的手続きに進みます」と書いた手紙を内容証明で送ることで、相手にプレッシャーを与え、支払いを促すことができます。

2.2 契約解除の通知

取引先が契約違反をしたときなどに、「この契約を解除します」と伝えるには、手順が大切です。

まずは「○日以内に対応してください」と期限を決めて催促し、それでも改善されないときに契約解除へと進みます。

この流れを証拠として残すためには、内容証明郵便がとても有効です。

あとで「正式に解除の手続きしたのか」と問われたときにも、内容証明を出していれば安心です。

2.3 損害賠償の請求

自社の権利を侵害されたり、大きな損害を受けたときは、「損害賠償を求める」と相手に伝える必要があります。

ただ口で言うだけでは伝わらない場合もあるため、書面でしっかり通知することが重要です。

そのときに、内容証明郵便を使えば、「請求内容」と「相手に届いた日」を証明できます。

「応じない場合は法的措置を取る」と書けば、相手に心理的なプレッシャーをかける効果もあります。

2.4 消滅時効の援用

借金や請求などの権利には「有効な期間（＝時効）」があります。

たとえば、お金を貸しても、ずっと請求しないまま何年も過ぎると、そのお金はもう返さなくてもいいことになります。

これを「消滅時効」といいます。でも、「時効が過ぎたから、もう払わない」と言うだけでは不十分です。正式に「時効を主張します」と相手に伝えることで、はじめて法律上の効力が出ます。

これを「消滅時効の援用」といいます。

この大事な意思表示を確実に伝えるために使われるのが、内容証明郵便です。

口で言っただけでは証拠が残りませんし、普通の手紙では「本当に届いたか」「何を書いたか」がわかりません。

内容証明郵便なら、「時効を援用します」と伝えたことを、文章と日付ごとしっかり残せるので安心です。

あとから「時効の援用なんて聞いていない」と言われても、きちんと対応した証拠として使えます。

消滅時効を正しく使いたいときは、内容証明郵便でしっかり通知しましょう。

2.5 競業避止義務違反の警告

退職した元社員が、会社との取り決めを破って同じ業種で働いたり、顧客を引き抜いた場合、会社として対応が必要です。

このような行為は「競業避止義務違反」と呼ばれます。

違反があった場合には、内容証明で「違反行為をやめなければ損害賠償請求します」と正式に警告します。

そうすることで、会社の意思をはっきり伝えるとともに、証拠としても残すことができます。

2.6 機密情報の漏洩防止

会社の大事な情報を、許可なく外に出されると大問題です。たとえば、元社員が社内の情報を使って勝手に営業をしていたら、会社の信頼にも関わります。

このような機密情報の漏えいを防ぐためにも、「情報を使うのをやめてください」という通知を内容証明で送るのが効果的です。

相手に「こちらは真剣ですよ」と伝えられるだけでなく、あとで法的な争いになったときの証拠にもなります。

3. 内容証明郵便の書き方と基本ルール

内容証明郵便は、正しいルールに沿って作らないと、郵便局で受け取ってもらえません。

ここでは、用紙の選び方や文字数の制限、書くべき内容など、基本的なルールをわかりやすく説明します。

3.1 用紙や形式の選び方

内容証明郵便に使用する用紙や文書の形式には大きな制限はありませんが、いくつかのルールを守る必要があります。

用紙のサイズや紙の種類は自由で、縦書き・横書きのいずれでも構いません。

また、文書の作成方法についても、手書きでもパソコンでも問題ありません。

ただし、作成した文書は必ず3部用意する必要があります。

さらに、印刷は片面印刷のみ認められており、両面印刷は不可です。

用紙を複数枚にわたって使用する場合には、裏写りや印刷のかすれがないよう、丁寧に準備することが求められます。

形式上のミスがあると、内容証明として受理されないこともあるため、送付前にしっかり確認しておくことが大切です。

3.2 字数・行数の制限

内容証明では、1行に書ける文字数と、1枚の紙に書ける行数に上限があります。

3.3 文書の記載内容

内容証明には、次のような情報を必ず書く必要があります。

文字の使い方にも次のようなルールがあります。

4. 内容証明郵便の具体的な例文集

ここでは、内容証明郵便の代表的な例文をご紹介します。

4.1 未払金請求の例文

4.2 契約解除通知の例文

4.3 消滅時効援用の例文

5. 内容証明郵便の送付手続きと注意点

内容証明郵便を送る際にはいくつか注意点があります。

ここでは、実際の出し方や、電子で送る方法、出した後に気をつけたいことについて解説します。

5.1 郵便局での手続き方法

内容証明郵便を出すときには、いくつか用意しておくべきものがあります。

ルールにしたがった書類を準備すること

まず必要なのは、送りたい内容の文書を3部用意することです。1通は相手に送るもので、残りの2通は自分と郵便局に保管されます。

封筒も忘れずに準備し、相手の住所と名前を記入しておきましょう。

さらに、差出人の印鑑（認印で可）と、郵便料金を支払うための現金や切手も必要です。

もし文書が2枚以上ある場合は、ホチキスでとじ、ページとページの間に印鑑（契印）を押します。

これはページの差し替えや改ざんを防ぐためのもので、すべてのつなぎ目に押すことが求められます。

内容証明郵便を出せる郵便局に行くこと

また、内容証明を出せる郵便局は限られています。

全国どこでも出せるわけではなく、「集配局」や日本郵便が指定した一部の郵便局だけが対応しています。

どこに持っていけばいいか不明なときは、近くの郵便局に電話で問い合わせるのが安心です。

郵便局では文書の内容や形式が正しいかを確認した後、「書留・配達記録郵便物等受領証」という証明書をもらえます。

これは再証明などが必要なときに使う重要な書類なので、なくさないように大切に保管しましょう。

配達証明を付けること

内容証明郵便を送るときは、「配達証明」をつけるかどうかを聞かれることがあります。

配達証明とは、「いつ相手に届いたか」が記されたハガキが差出人に届くサービスです。

料金は350円（あとからつけると480円）ですが、裁判などで証拠として使える大事な書類なので、つけておくのがおすすめです。

郵便局によっては確認してこないこともあるので、自分から申し出ると安心です。

5.2 電子内容証明の利用方法

最近では、内容証明郵便をインターネットで出すこともできるようになっています。

これが「電子内容証明（e内容証明）」というサービスです。

わざわざ郵便局に行かなくても、自宅のパソコンから24時間いつでも手続きできるのが最大のメリットです。

利用には専用のウェブサイトで無料登録が必要です。

登録後は、パソコン上で文書を作成してアップロードし、送る相手の住所や名前を入力すれば完了です。

送信すると、仮の受領証が発行され、通常の郵便と同じように配達員が相手に届けてくれます。

電子内容証明にもいくつかルールがあります。

たとえば、用紙サイズはA4のみで、文書は最大5ページまで。

文字サイズや余白の指定、使っていい記号など細かい決まりもあるため、ガイドラインに沿って作成する必要があります。ただし、押印は不要です。

料金も郵便局より少し安く、例として1枚の文書を配達証明付きで出す場合は約1,645円ほどです。

一度に100通まで同じ文書を送ることもできるため、企業などには特に便利な方法です。

5.3 内容証明郵便発送後の注意点

内容証明郵便を出したあとも、大切なことがいくつかあります。

まず確認したいのは、きちんと相手に届いているかどうかです。

郵便局の「追跡サービス」を使えば、リアルタイムで配達状況を調べることができます。

次に、配達証明書が届いたら必ず控えの文書と一緒に保管しておきましょう。

これは、相手が受け取ったことを証明する大事な書類です。

後から「届いていない」などと言われた場合でも、この証明書があれば反論できます。

また、まれに内容証明郵便が返送されてくることがあります。

相手が受け取らなかった場合や、住所が違っていた場合などがその理由です。

たとえば、受け取り拒否・転居先不明・保管期間切れ（7日間取りに来なかった）・宛先が間違っていた、などです。こうした返送にはすべて理由が書かれています。

たとえ返送されたとしても、「送ろうとした事実」が残るので無駄にはなりません。

ですが、今後どう対応すべきか迷う場合は、弁護士などの専門家に相談するのが安心です。

6. 弁護士によるサポート

内容証明郵便は、弁護士が債権回収を進める際によく利用する手段のひとつです。

「支払いを求める正式な通知を出したい」「相手の反応を見たい」といった場面では、弁護士が内容証明郵便を作成・送付することで、相手に強い心理的圧力を与える効果が期待できます。

とくに、相手が支払いを長期間放置している場合や、連絡を無視しているようなケースでは、弁護士名義の内容証明が届いたことで態度が変わり、支払いに応じた例も少なくありません。

ここでは、弁護士に債権回収を依頼するメリットと費用について、内容証明郵便との関係を踏まえながらご説明します。

6.1 債権回収を弁護士に依頼するメリット

金銭トラブルでは、相手が話し合いに応じなかったり、請求を無視したりすることが少なくありません。そうした中で、最初の一手として効果的なのが「弁護士による内容証明郵便の送付」です。

弁護士が介入することで、相手に「本格的な法的対応を取る意思がある」と明確に伝えることができます。

事実、何度請求しても動かなかった相手が、内容証明郵便を受け取ったことで支払いに応じたというケースも数多くあります。

また、弁護士に相談すれば、内容証明郵便の作成だけでなく、支払督促・訴訟・強制執行など、段階的な手続きに適した方法を選び、対応を進めてもらうことができます。

自分で判断が難しい場合でも、相手の対応状況や債権額、証拠資料の有無などをもとに、専門的な観点から最適な手段を提案してもらえるのは大きな安心材料です。

さらに、弁護士に依頼することで、自分で書類を作成したり、裁判所に出向いたりする手間が省けるうえ、相手との直接のやりとりも不要になります。

「できるだけ関わりたくない」「精神的な負担を減らしたい」と感じている方にとっても、大きなメリットがあります。

6.2 債権回収の弁護士費用について

弁護士に債権回収を依頼する際に気になるのが費用面です。

ここでは、主な手続きごとの費用の目安をご紹介します。

最初にかかるのは相談料です。多くの法律事務所では、1時間あたり5,000円〜1万円が相場です。

ただし、初回相談を無料にしているところもあるので、事前に調べて活用するとよいでしょう。

正式に依頼するときは、「着手金」という費用がかかります。これは、結果に関係なく最初に支払うものです。

そして、回収に成功した場合は、「成功報酬」が発生します。これは、実際に回収できた金額に応じて決まります。

次の表に、債権回収に関する主な手続きと、それぞれの費用の目安をまとめました。

※以下のコンテンツは左右にスワイプしてご確認ください。

弁護士費用は、案件の内容や依頼先によって大きく変わることがあります。実際に依頼する前に、必ず見積もりを取って説明を受けるようにしましょう。納得してから依頼することが大切です。

7. 内容証明郵便のよくあるご質問

内容証明郵便については、「本当に効果があるのか？」「無視されたらどうする？」といった不安の声も少なくありません。

ここでは、特に多く寄せられる3つの質問に対して、わかりやすくお答えします。

7.1 普通郵便より内容証明郵便の方がプレッシャーになりますか？

はい、内容証明郵便の方が相手に与える印象は強くなります。

普通の手紙と違い、「何月何日に、誰から誰へ、どんな内容の書面が送られたか」を郵便局が証明してくれる形式のため、受け取る側としても無視しづらいのです。

特に、弁護士の名前で送られてきた内容証明郵便は、受け取った相手に「このままだと裁判になるかも……」というプレッシャーを与えやすくなります。

自分の名前で送るよりも、法的な重みが強く伝わるため、相手が早めに支払いに応じたり、連絡してきたりするケースも多いです。

7.2 内容証明郵便を無視された場合の対処法は？

相手が内容証明郵便を無視しても、すぐにあきらめる必要はありません。

法律上、内容証明は「送った事実」が大事であり、たとえ受け取りを拒否されたとしても、「届く状態だった」といえる場合は、相手に伝わったとみなされることもあります。

それでも不安なときは、「特定記録郵便」というサービスを同時に使うのがおすすめです。

これは郵便受けに投函されるので、相手が受け取りを拒否できません。

これにより、こちらの意思が届いたという証拠をさらに強化できます。

また、内容証明を送ったあとに相手が何も対応してこなければ、「支払督促」や「少額訴訟」といった法的手段に進むことも可能です。

通常の「民事裁判」を起こす方法もあります。

これらは裁判所を通じて請求する方法で、正しい手続きを踏めば、支払いを命じる決定を得られる可能性があります。

7.3 相手方から内容証明郵便が届いた場合の対応は？

相手から内容証明郵便が届いたときは、まず焦らず中身をよく読みましょう。

「何についての主張なのか」「どう対応してほしいと書かれているか」「返事の期限はいつか」を整理することが大切です。

内容証明郵便が届いたということは、トラブルが本格化しているサインです。

自分で対応しようとせず、できるだけ早く弁護士に相談することをおすすめします。

弁護士なら、文面の意味を正しく読み取り、どう返答すべきかアドバイスしてくれますし、必要なら代理で交渉することもできます。

相手の主張に納得できない場合でも、感情的な言葉で返信してしまうと、かえって状況が悪くなることがあります。

後々の裁判に影響する可能性もあるため、慎重な対応が求められます。

8. 債権回収の対応は弁護士に相談

債権回収の場面では、内容証明郵便をはじめとする法的手段の選択が重要となります。

弁護士に相談することで、最適な対応を迅速かつ的確に進めることができます。

弁護士に依頼すれば、内容証明郵便の文面作成はもちろんのこと、相手との交渉、支払督促、仮差押え、訴訟、強制執行といった一連の手続きを一貫して任せることが可能です。

特に企業間の債権回収では、対応を誤ることで関係悪化や法的リスクを招くこともあります。

弁護士であれば、冷静かつ法的に正確な判断に基づき、事案に適した対応策を提案し、実行に移すことができます。

「内容証明を送るべきか迷っている」「この文面で問題ないか確認したい」「訴訟に進むべきか判断がつかない」といったお悩みがある場合は、早めに弁護士に相談することが、スムーズな解決への第一歩です。

よつば総合法律事務所では、債権回収に関する豊富な実績をもとに、内容証明郵便の作成から訴訟・強制執行まで、全体を見据えたサポートを行っています。

初回のご相談では、事実関係や証拠資料を丁寧にヒアリングし、適切な対応方針をご提案いたします。

債権回収でお困りの際は、どうぞお気軽にご相談ください。

（監修者：弁護士 加藤貴紀）

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