懲戒処分を問題社員に行う際の注意点は？

従業員が問題行動を起こした際、企業秩序を維持するために懲戒処分を検討することは、企業経営において避けては通れない場面のひとつです。

しかし、懲戒処分は従業員にとって重大な不利益を伴うため、その進め方を誤ると、処分が無効になったり、従業員との間で深刻なトラブルに発展したりするリスクがあります。

この記事では、問題社員に対して懲戒処分を有効に行うための基本的な知識から、具体的な注意点、手続きのポイントまで解説します。

1. 懲戒処分とは何か

懲戒処分とは、従業員が企業の服務規律や秩序に違反する行為を行った場合に、企業が科す制裁罰のことです。これは、企業秩序を維持し、円滑な運営を図ることを目的としています。

懲戒処分の種類や内容は、法律の範囲内で各企業が就業規則に定めておかなければなりません。

代表的な懲戒処分として、次の6つが挙げられます。

次では、それぞれについて詳しく解説していきます。

1.1 戒告・譴責・訓告

戒告、譴責、訓告は、従業員に対して指導を行うものであり、懲戒処分の中では最も軽い処分です。その処分内容はほとんど同等ですが、会社によっては次のように使い分けているケースもあります。

これらの処分自体には、減給や降格といった直接的・経済的な不利益は伴いません。しかし、昇給、昇格、賞与の査定においてマイナスの評価要素となる可能性があります。

また、これらの軽い処分を繰り返し受けても改善が見られない場合、より重い懲戒処分の対象となることがあります。

1.2 減給

減給は、従業員の賃金から一定額を差し引く懲戒処分です。ただし、労働者の生活を保護するために、減給できる金額には上限が定められています。

1回の問題行動に対して、減給額は平均賃金の1日分の半額を超えてはいけません。また、同一の問題行動に対して減給できるのは1回だけです。

さらに、複数の問題行動に対する減給を行う場合、その合計額は、当該賃金支払期の賃金総額の10分の1を超えてはなりません。

1.3 出勤停止

出勤停止は、一定期間、従業員の就労を禁止する懲戒処分です。出勤停止期間中の賃金は支給されません。

出勤停止の期間について法律上の明確な上限はありませんが、あまりに長期間に及ぶ場合は公序良俗（民法90条）に反して無効となる可能性があります。また、出勤停止の期間の上限については就業規則に定められていることが一般的です。

問題行動の内容や企業の実情にもよりますが、実務上は、1週間から10日程度が多いでしょう。

1.4 降格

降格とは、労働者の職位や職能資格・等級を引き下げる措置を指します。

これにより役職手当や基本給が減額されることもあり、労働者に与える影響が大きくなることが多いです。

降格には、制裁としての「懲戒処分」と、配置換えなどの「人事異動」の2種類があります。懲戒としての降格を行うには、就業規則に具体的な根拠があることが前提であり、かつその内容が重すぎない（相当性がある）ことが求められます。

1.5 諭旨解雇

諭旨解雇は、懲戒解雇に相当する重大な非違行為があった場合に、会社が従業員に退職を勧告し、従業員がそれに合意して退職届を提出する形をとる処分です。

懲戒解雇が従業員にとって不利益が大きいことから、退職届提出の機会を与えるために行われます。

諭旨解雇時の退職金の全額支給については、企業の退職金規程次第ですが、実際には、全額支給する企業が多く見られます。

諭旨解雇の有効性は厳格に判断されます。

1.6 懲戒解雇

懲戒解雇は、懲戒処分の中で最も重い処分であり、従業員の地位を一方的に剥奪するものです。退職金の全部または一部が支払われず、解雇予告手当も支払われないことが実務上は多いです。

そのため、懲戒解雇の有効性は極めて厳格に判断されます。

一般的に、懲戒解雇が有効とされるのは、次のような重大なケースに限られます。

2. 懲戒処分が有効となる4つの要件

懲戒処分が法的に有効と認められるためには、次の4つの要件を満たす必要があります。

2.1 周知された就業規則などに懲戒の根拠規定があること

懲戒処分を行うには、あらかじめ就業規則にどのような場合に、どのような種類の懲戒処分を科すことができるのかが具体的に定められており、その就業規則が従業員に周知されていることが原則として必要です。

これは刑法における「法律で決めていない犯罪で人を罰してはいけない」という「罪刑法定主義」に類似する考え方です。就業規則に定めのない事由で懲戒処分を行うことはできません。

2.2 行為が懲戒事由に該当すること

従業員の行為が、就業規則等に定められた懲戒事由に客観的に該当する事実が存在しなければ処分はできません。

形式的に条文に該当するだけでなく、その行為が企業秩序を現実に侵害したり、その具体的な危険性を有したりするなど、実質的な該当性も求められる場合があります。

2.3 処分が社会通念上相当であること

労働契約法15条は、「当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合」には、その懲戒処分は権利の濫用として無効になると定めています。

これは「相当性の原則」と呼ばれ、懲戒処分の有効性を判断する上で重要な基準です。

簡単に言えば、問題行為の重さと処分の重さが釣り合っていなければならないということです。

相当性を判断する際には、次のような事情が総合的に考慮されます。

2.4 手続きが相当であること

懲戒処分を行う際には、適正な手続きを踏むことが求められます。就業規則や労働協約に手続きが定められている場合は、それを遵守する必要があります。

また、そのような規定がない場合でも、処分の対象となる従業員に弁明の機会を与えることは、最低限必要な手続きとされています。

弁明の機会を与えずに一方的に行われた懲戒処分は、手続きの相当性を欠くとして無効と判断されるリスクがあります。

3. 懲戒処分の根拠規定の確認のポイント

懲戒処分を検討する最初のステップは、自社の就業規則を確認することです。主に、次のような観点から就業規則をチェックしていきましょう。

3.1 該当する懲戒事由が就業規則等に記載されているか

まず、問題となっている従業員の行為が、就業規則等に定められた懲戒事由のいずれかに該当するかを確認します。

企業は就業規則等に定めるところによってのみ懲戒処分ができ、就業規則等に根拠のない懲戒処分は無効となります。

ひとつの行為が複数の懲戒事由に該当する場合もあるため、関連する条項をすべて洗い出すことが重要です。

3.2 就業規則が周知されていたといえるか

就業規則は、作成されているだけでなく、従業員に「周知」されていなければ効力を持ちません。労働基準法106条では、周知の方法として次のいずれかを義務付けています。

これらの方法により、従業員がいつでも就業規則の内容を確認できる状態になっていたかを確認する必要があります。

4. 懲戒事由に該当するか判断するためのプロセス

懲戒処分の前提として、客観的な事実に基づき、従業員の行為が懲戒事由に該当するかを慎重に判断する必要があります。

4.1 調査の進め方

懲戒処分を行うためには、まず対象となる事実関係を正確に確定させなければなりません。

具体的には、「いつ、どこで、誰が、誰に対し、何をしたか」を特定する必要があります。

調査方法としては、メールや映像などの客観的な資料の収集・確認、目撃者や本人への聞き取りなどが挙げられます。

特にハラスメント事案など、当事者間で言い分が食い違うケースでは、一方の主張のみを鵜呑みにするのではなく、関係者へのヒアリングや客観的な証拠に基づいて、慎重に事実認定を行わなければなりません。

調査段階では、まだ事実が確定していないため、懲戒処分を前提とした対応は避け、必要に応じて自宅待機命令などの暫定的な措置を検討します。

4.2 証拠収集のポイント

懲戒処分の有効性が裁判で争われた場合、懲戒事由に該当する事実があったことを証明する責任は会社側にあります。そのため、客観的な証拠に基づいて事実認定を行い、適切に証拠を収集・保全しておくことが重要です。

具体的には、業務日報、タイムカード、メール、チャット履歴、防犯カメラ映像、関連書類などの物的証拠、本人からの事情聴取書、関係者（目撃者など）からのヒアリング記録などの人的証拠を収集し、懲戒事由に該当する事実があったと合理的に判断できるかを見極めます。

証拠収集の際は、次のことに注意しましょう。

4.2.1 供述を証拠として形に残す

後日の紛争に備え、事情聴取の内容を録音したり、関係者に陳述書を作成してもらい署名押印を取得したりするなど、供述を証拠として確実に残しておくことが重要です。

4.2.2 証拠は早期に保全する

懲戒対象者が証拠隠滅のためにデータを消去・破壊する懸念がある場合、本人に気付かれないよう、貸与しているPCなどの端末をできる限り早期に回収し、データを保全する必要があります。削除されたデータも、デジタル・フォレンジック（電子機器の証拠保全・復元）業者を利用して復元できる場合があります。

4.2.3 調査できる範囲を理解する

会社が貸与しているPCやサーバー、従業員が業務上作成した物については、原則として本人の同意なく調査が可能であることが多いです。一方、個人のスマートフォンや持ち物などを調査する場合は本人の同意が必要です。

強制的に提出させることができない場合、任意での提出を説得する、写真を撮ってもらう、コピーを提出してもらうなどの方法を検討します。

4.2.4 段階的に調査を進める

多くの場合、まず被害者や第三者からヒアリングを行い、客観的証拠を収集して事実関係を固めた上で、最後に対象者本人から事情を聴き、最終的な事実認定を行います。

ヒアリングの際は5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識し、具体的な事実関係を確認することが重要です。

4.2.5 証拠が乏しい場合は慎重に判断する

当事者の供述以外に証拠が乏しい場合には、いずれの供述が信用できるのかを慎重に検討した上で事実認定を行う必要があります。

特にハラスメント事案などでは、被害者が調査協力を拒む場合もあり、その場合は事実確認が困難となり、懲戒処分が難しくなることもあります。

4.2.6 必要に応じて専門家を活用する

供述の信用性判断など、微妙な判断を伴うケースも少なくありません。懲戒処分の有効性を左右する重要な局面であるため、早い段階で弁護士などの専門家の意見を聞きながら調査を進めることも有効な手段です。

5. やってはいけない懲戒処分

懲戒権の行使には、法律上守るべきいくつかの重要な原則があります。これらの原則に反する懲戒処分は、無効と判断される可能性が高くなります。

5.1 過去の懲戒処分例よりも著しく重いケース（懲戒処分の公平性）

「平等取扱いの原則」または「公平性の原則」に基づき、同様の問題行動に対しては、過去の処分例と比較して著しく均衡を欠く重い処分を科すことは許されません。

懲戒処分を行う際は、過去の同種事案における処分内容を考慮し、公正な処分を行う必要があります。もし、従来黙認してきた行為について処分を行うのであれば、事前に十分な警告を行うなどの対応が求められます。

5.2 同じ行為に対して重複して懲戒処分を行うケース（二重処分の禁止）

一度懲戒処分の対象となった問題行為について、重ねて懲戒処分を科すことはできません。これは、「一事不再理の原則」または「二重処罰禁止の原則」と呼ばれています。

懲戒処分は会社内の制裁という性質を持つため、刑法における「同じ犯罪で二度裁判にかけられない」という原則と同じ考え方が適用されます。

たとえば、ある問題行動に対して譴責処分を行った後、同じ行為を理由に懲戒解雇することは許されません。

5.3 懲戒の根拠規定作成前の行為に対する懲戒処分（遡及適用の禁止）

懲戒処分の根拠となる就業規則の規定が制定・施行される前に行った問題行動に対して、その規定を遡って適用し、懲戒処分を行うことはできません。

これは「後から作ったルールで過去の行為を罰してはいけない」という考え方です。懲戒処分は会社内の制裁という性質を持つため、刑法における「新しく作った法律で過去の犯罪を裁いてはいけない（遡及処罰の禁止）」という原則と同じ考え方が適用されます。

処分は、行為当時に有効であった就業規則に基づいて行わなければなりません。

6. 懲戒処分を有効に行うための手続きのポイント

懲戒処分の有効性においては、処分の内容だけでなく、そこに至るまでの手続きの適正さも重要視されます。

6.1 手続規定が定められている場合

就業規則や労働協約に、懲罰委員会の開催や労働組合との協議などの懲戒処分を行う際の手続きが定められている場合、会社はその規定を遵守する義務があります。

これらの手続きを省略して行われた懲戒処分は、手続違反として無効と判断される可能性があります。

6.2 手続規定が定められていない場合

就業規則に具体的な手続規定がない場合でも、懲戒処分、特に懲戒解雇のような重い処分を科す際には、適正な手続きを踏む必要があります。

まず、対象となる従業員に対して、どのような問題行為が懲戒処分の対象となっているのかを事前に通知します。その上で、本人に「弁明の機会」を与えることが必要です。弁明の機会とは、処分の対象となっている事実について本人の言い分を聴く機会のことで、本人が説明や反論をする場を設けることを意味します。

これは適正手続の中核であり、事前通知や弁明の機会を全く与えずに行われた処分は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当でないとして無効になる可能性が高まります。

7. 事案別：懲戒処分が問題になる典型パターン

ここでは、懲戒処分の対象となりやすい典型的な問題行動の類型をいくつか紹介します。

7.1 ハラスメント（パワハラ・セクハラ）

パワーハラスメントやセクシュアルハラスメントは、職場規律違反の典型例です。

懲戒処分を行うためには、就業規則にハラスメント行為が懲戒事由として定められていることが前提となります。

事実調査によってハラスメントの事実が確認された場合、その行為の性質、態様、継続性、被害の程度などを総合的に考慮して、処分の種類や重さを決定します。

7.2 無断欠勤・遅刻・職務懈怠

正当な理由のない無断欠勤、繰り返される遅刻、勤務時間中の職場離脱などの職務懈怠も、懲戒処分の対象となります。

特に、2週間以上の長期間にわたる無断欠勤で、会社からの連絡にも応じないような悪質なケースでは、最も重い懲戒解雇が有効と判断される可能性があります。

7.3 私生活での非行

原則として、従業員の私生活上の行為は会社の懲戒権の対象外です。

しかし、その行為が会社の事業活動に直接的な関連を持つ場合や、会社の社会的評価を著しく毀損するような重大なものである場合には、例外的に懲戒処分の対象となり得ます。

8. トラブルを避けるための企業対応

懲戒処分をめぐるトラブルを未然に防ぐためには、日頃からの体制整備が重要です。

8.1 就業規則の確認

懲戒処分の根拠となる就業規則は、トラブル防止の要です。自社の就業規則に、懲戒の種類と事由が網羅的かつ具体的に定められているか、定期的に見直しを行いましょう。

特に、ハラスメントや情報漏洩など、現代的な労務問題に対応した規定を整備しておくことが重要です。そして、改訂した就業規則は必ず全従業員に周知徹底してください。

8.2 従業員教育

どのような行為が服務規律違反となり、懲戒処分の対象となるのかを、研修などを通じて従業員に明確に周知・啓発することが、問題行動の抑止につながります。

特にハラスメントについては、その判断基準や企業の厳正な対処方針を明確に示し、全従業員の意識を高めることが求められます。

8.3 外部専門家（弁護士・社労士への相談）の活用

懲戒処分をめぐるトラブルを未然に防ぐためには、弁護士などの外部専門家を積極的に活用することが重要です。

懲戒処分の判断は、事実認定から法的要件の検討まで、高度な専門知識と慎重な判断が求められるため、専門家の助言を得ることで、処分の妥当性を高め、後の紛争リスクを低減させることができます。

特に、降格以上の重い処分を検討する場合には、弁護士への相談が推奨されます。

弁護士は、訴訟になった場合の法的な「上限」を見極め、過去の裁判例や社内先例との整合性、社会的妥当性などを多角的に検討した上で助言を提供します。また、処分前の法的見解の提示や、万が一訴訟に発展した場合の代理対応も弁護士の重要な役割です。

弁護士を継続的に関与させる仕組みを構築することは、単に個別の懲戒処分への対応にとどまらず、企業のコンプライアンス体制全体の強化にもつながります。

判断の客観性を担保し、リスクを分散させる観点からも、可能な限り専門家との連携体制を整えておくことが望ましいでしょう。

なお、日常的な労務管理や就業規則の整備などについては、社会保険労務士（社労士）との連携も選択肢の一つです。

9. まとめ：適正な懲戒処分で企業リスクを最小化する

問題社員への懲戒処分は、慎重に行わなければなりません。

有効な懲戒処分を行うためには、法律や就業規則で求められている要件をすべて満たす必要があります。要件をひとつでも欠いた処分は、後に裁判などで無効と判断され、企業にとって大きなダメージとなりかねません。

問題社員への対応に際しては、感情的にならず、定められたルールとプロセスに従って冷静に対処することが、企業のリスクを最小化し、健全な職場環境を守るためには重要です。

懲戒処分は企業法務の中でも特に専門的な判断が求められる分野です。処分の適法性、相当性、手続きの適正さについて、労働法に精通した専門家のアドバイスを受けることをおすすめします。

（監修者：弁護士 加藤貴紀）

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