従業員を休職させる際の注意点

1. はじめに

「従業員が体調不良となり、しばらく会社を休んでいるが、会社としてどう対応すれば良いか?」-こういったご相談は非常に多く、多くの会社が、従業員の「休職」対応で悩まれています。この記事を読まれている企業様も、同じような悩みを持たれているかもしれません。

今回は、従業員を休職させる際の注意点について、お話させていただきます。

2. そもそも「休職」とは?

そもそも「休職」とは、労働者が業務外の理由で一時的に働くことができなくなった場合に、一定期間仕事を休むことを会社が許容することを意味します。

「業務外の理由で」というのがポイントで、業務が理由の場合には、労災の問題となります。例えば、仕事に関係なく労働者がうつ病になってしまった場合や、何かしらの病気にかかってしまった場合、交通事故に遭ってしまった場合等が、この「休職」の問題となります。労災と明確に区別するために、「私傷病休職」と言うこともあります。

休職制度は、「解雇を猶予するための措置」とも言われます。本来、雇用契約が継続している以上は、労働者は、会社に労務を提供する義務があり、この義務を果たせない以上、何らかのペナルティを受けること、場合によっては解雇されてしまうこともおかしくありません。

ただ、このような休職制度があることにより、「欠勤」としてペナルティを受けることなく、療養等に専念して、雇用契約を維持することが可能となります。

なお、労働者に「休職」を与えることは、実は法律上の義務ではなく、会社として休職制度を設けないことも自由です。

実際には、多くの会社において休職制度が設けられていますが、試用期間中の従業員や、有期・パートの従業員には休職制度を適用しない会社も多くあります。勤続年数に応じて、休職の期間を変動させている会社もあります。

ただし、休職制度がない場合であっても、「休職制度がない」ことを理由にただちに解雇等をすると、会社として行うべき配慮をしていないとして、解雇が無効とされる可能性が相当程度あるため、注意が必要です。

3. 注意点その1-会社の休職制度の内容を把握すること

会社がまずすべきことは、自社の休職制度の内容を把握することです。

上述の通り、「休職制度」の設定は法律上の義務ではありません。また、正社員にのみ休職制度を設けている会社や、勤続年数に応じて休職期間を定めている会社もあります。

更に、どのような場合に休職となるかについても、会社により大きく異なります。例えば、「体調不良等により1か月間欠勤した場合には休職」と定めている会社もあれば、「体調不良等により3か月間欠勤した場合には休職」と定めている会社もあります。

そのため、まずは自社の休職制度の内容を把握することが重要となります。

4. 注意点その2-休職制度の適用場面かを検討すること

体調不良による欠勤=休職と、安易に飛びつくのは危険です。

労働者が体調不良で欠勤している場合、会社としては、①そもそも業務が原因でないか、②休職規定が適用される労働者か、③休職の要件(欠勤日数等)を満たしているか、④一定期間休職を与えたところで復職できる見込みがあるか、という点を確認・検討する必要があります。

①は、労災との関係で重要です。明らかに仕事と関係ない病気・体調不良が原因での欠勤であれば問題ありませんが、うつ病等の場合、背景に過重労働、ハラスメント等があれば、労災と判断される可能性もあります。

特に労働時間が長い場合や、労働者からハラスメントの被害申告等がある場合には、注意が必要です。

②は、先に述べたお話と重複しますが、例えば正社員にのみ休職制度を設けている会社においては、有期契約の労働者に休職制度は適用されません。

正社員には休職制度を適用するものの、試用期間中の労働者には適用しないと定めていることもあります。欠勤をしている労働者が休職制度の適用の対象となるかは、必ず確認が必要です。

③も先ほどのお話と重複します。労働者が欠勤した場合、ただちに休職を命じることができると定めていることは稀で、通常は、一定期間欠勤した場合に休職を命じることができる、という規定になっています。

そのため、休職を検討する場合でも、現時点で休職の要件を満たしているか、満たしていない場合、どのタイミングから休職を命じることができるかという点を確認する必要があります。

④は、休職制度の趣旨に関係します。先に見た通り、休職制度は、解雇を猶予するための措置として設けられるものですが、これは、「一定期間の休職後、問題なく復職できる」ことが前提となっています。

そのため、明らかに体調の回復の目途がない場合にまで、休職を命じるのは相当ではありません。この「明らかに体調の回復の目途がない」という判断は中々難しい部分がありますが、傷病の内容、主治医・産業医の見解、本人の仕事内容等を踏まえ、個別に判断する必要があります。判断がつかない場合には、通常通り、休職を命じることとなります。

5. 注意点その3-きちんと休職命令を発令すること

労働者の欠勤が継続したからといって、自動的に休職に移行するわけではなく、会社として「休職命令」を発する必要があります。

例えば、就業規則において、「体調不良等により1か月間欠勤した場合には休職」という規定があり、休職期間が6か月間であったとしましょう。

この場合、欠勤が1か月間続いた時点で休職命令を出せば、その命令から6か月後には、復職させるか否かの判断をすることができます。

他方、全く同じ就業規則があっても、休職命令を発しない場合はどうでしょうか。1か月欠勤が続いたものの休職命令は出さず、そのままズルズルと6か月欠勤したとしましょう。

この場合、休職命令を発していないため、復職の判断を行うことができません。会社としては、改めて休職命令を発した上で、6か月間の休職期間を設け、当該期間経過後に、復職の判断を行うこととなります。

このように、適宜のタイミングで休職命令を発することが非常に重要です。

6. 注意点その4-休職期間中も健康状態を確認すること

休職期間が満了するタイミングで、会社としては、復職を認めるか否かの判断を行う必要があります。当該判断においては、当然、労働者の健康状態の把握が必要不可欠です。

休職期間中、労働者の健康状態を一切把握していないと、期間満了が近づいたタイミングで出てきた1通の診断書のみを頼りに復職の判断を行うこととなりますが、これは非常にリスクがあります。

会社としては、休職期間中であっても、定期的に労働者の健康状態を確認する必要があります。

私は、月に1回は、診断書の提出を求めることをお勧めしています。就業規則や休職命令の書面に、定期的に診断書の提出を求める旨を明記しておけば、よりスムーズに診断書の提出を求めることができます。

7. 注意点その5-復職不可の判断は慎重に行うこと

休職で最も揉めるのが、この復職の場面です。

労働者が復職を希望しており、会社も復職を認める場合や、労働者が復職を希望せず、会社も復職を認めない場合には問題ありません。

問題となるのは、労働者が復職を希望しているが、会社が復職を認めない場合です。復職を認めない=退職を意味しますので、解雇と同様、紛争化する確率が非常に高いのが実情です。

このケースにおいては、通常、労働者が通っている病院(主治医)から、復職可能という診断書が出ています。

会社として、復職不可という判断をするためには、この主治医の意見が医学的に妥当でないことを説明できなければなりません。

当該医師との面談を行うことが必要となりますし、産業医の意見を聞くことも重要です。特にうつ病等のメンタルヘルス事案において、復職の可否の診断を行うにあたっては、「本人の意向」が相当程度重視されている印象を受けます。

主治医が「復職可」と判断しているにも関わらず、産業医が「復職不可」と判断できるケースは、あまり多くない印象です。

また、元の仕事としては働けないとしても、現実的に就労できる他の仕事がないか(配置転換の可能性)という点も検討する必要があります。

「元の仕事を支障なく行うことができるか」が、復職可否の判断基準であるため、基本的には、元の仕事に支障があるのであれば、復職はできない=退職、ということになります。

ただ、このような場合であっても、会社側には、現実的に就労できる他の仕事がないかを検討する等、労働者への「配慮」が求められています。

この配慮を怠ったとして、会社側が敗訴している事案も多くありますので、復職不可と判断するにあたっては、この点も含めた慎重な検討が必要となります。

8. その他-休職でよくある質問

休職に関し、よくある質問をまとめてみました。

Q 休職期間中、給与を支給する必要はありますか?

A そのような合意や就業規則等の規定がない限り、給与を支給する必要はありません。
なお、条件を満たす場合には、健康保険組合の傷病手当金を受給することができ、休職期間中の生活保障となります。

Q 休職期間中の社会保険料(労働者負担分)はどうすれば良いですか?

A 事前にルールを決めることが重要です。

休職期間中も、社会保険料は発生し続けますが、この期間中、給与を支給する必要は(基本的には)ないため、労働者負担分の社会保険料を、毎月の給与から相殺することはできません。休職期間が満了する頃には、数十万円の立替金が会社に発生しているケースもよく見られます。

労働者が復職することとなれば、回収はそれほど難しくありませんが、休職期間満了で退職となる場合等には、会社との関係性もなくなるため、回収が非常に難しくなることもあります。

そのため、「休職期間中の労働者負担分の社会保険料は、毎月〇日限り、会社指定の口座に振り込む方法により支払う」等、事前にルールを決めておくことをお勧めします。

Q 休職期間満了で退職となる場合、「解雇」を意味するのでしょうか?

A 就業規則等の定め方により異なります。「休職期間満了時に復職できない場合には、自然退職となる」と定めている会社が多いですが、この場合には、解雇ではなく、自然退職(会社の行為を必要とすることなく当然に退職となる。本人の死亡や、定年等も同じです。)となります。

他方、上記のような規定がない場合、すなわち復職できなかった場合の処理を定めていない場合や、「復職できない場合は解雇する」等と定めている場合には、当然に退職の効果が発生しないため、会社として解雇を行う必要があります。

労働者の受け入れ方の問題や、離職理由の問題もありますので、個人的には、自然退職となるように規定を定めることをお勧めしています。

9. 当事務所でサポートできること

労働者の欠勤・休職の場面で、当事務所では、以下のサポートを行うことが可能です。

  • 休職にかかる全体的なスケジュール策定
  • 休職命令書の作成
  • 休職規定を含む就業規則の見直し
  • 労働者との復職面談/主治医面談への同席
  • 復職可否の判断
  • 紛争化した場合の交渉・労働審判・訴訟対応

10. おわりに

以上、従業員を休職させる際の注意点につきお話させていただきました。

休職は、解雇と同様、対応を誤ると大きな紛争リスクを会社が抱えてしまうこととなります。

当事務所は、本記事作成時点で、320社を超える企業様より顧問契約を締結いただいており、休職対応も常時行っております。

休職の件でお悩みの企業様は、是非お気軽にお問い合わせください。

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以上

文責:弁護士 村岡つばさ

※上記記事は、本記事作成時点における法律・裁判例等に基づくものとなります。また、本記事の作成者の私見等を多分に含むものであり、内容の正確性を必ずしも保証するものではありませんので、ご了承ください。