「私用メール」の送受信とその監視、実はいろいろ問題です。

経営者の方にとって、社員が勤務時間中に仕事以外の用事を済ませているのではないかと気になったことがある方もいらっしゃるかもしれません。

そんなとき、社員がどんなメールを送受信しているか確認しておきたいと考えたことはないでしょうか。

会社が所有しているパソコンなどを社員に使用させているのだから、当然可能だろうと思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、社員からプライバシーの侵害と言われてしまうのではないかと心配に思った方もいらっしゃるかもしれません。

そこで、そもそも社員の私用メールの送受信は許されるのか、許されるのであれば監視することができるのかについて、使用者による社員の私用メールの監視について初めて判断を示した東京地裁平成13年12月3日判決を基に考えてみたいと思います。

社員の私用メールの送受信は許されるのか

そもそも、社員は私用メールの送受信を行うことはできるのでしょうか。

東京地裁は、就業規則等で私用メールを明確に禁止していない場合について、会社における職務の遂行の妨げとならず、会社の経済的負担も極めて軽微なものである場合には、これらの外部からの連絡に適宜即応するために必要かつ合理的な限度の範囲内において、私用メールを用いることも社会通念上許容されると判断しました。

よって、社員の私用メールの送受信は、事案ごとに送受信の程度が社会通念上許容されるか判断されることとなります。

社員の私用メールの送受信の監視は許されるのか

では、社員の私用メールの送受信の監視を行うことはできるのでしょうか。

東京地裁は、私用メールの送受信に関する監視権限について明示されていなかった場合について、監視の目的、手段及びその態様等を総合考慮し、監視される社員のプライバシー侵害と比較し、社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り、プライバシー権の侵害となると判断しました。

よって、社員の私用メールの送受信の監視は、事案ごとに総合的に判断し、社会通念上相当といえるかによって判断されることとなります。

具体的には・・・

では、具体的にどのような監視が社会通念上相当と認められない監視となるのでしょうか。

東京地裁は、職務上従業員の電子メールの私的使用を監視するような責任ある立場にない者が監視した場合、責任ある立場にある者でも監視する職務上の合理的必要性が全くないのに専ら個人的な好奇心等から監視した場合、社内の管理部署その他の社内の第三者に対して監視の事実を秘匿したまま個人の恣意に基づく手段方法により監視した場合等を挙げています。

社内規定整備の必要性

日常において何気なく行っているかもしれない私用メールの送受信についても、その監視についても、裁判で争いになりうる問題です。

監視が認められる場合もあるとはいえ、社内規定の整備をしておくに越したことはありません。そこで、監視・調査権限について、ネットワーク利用規定などで周知徹底する必要があります。東京地裁の裁判例は、会社による私的メールの監視可能性についても社員に告知されていない事案でした。監視可能性について周知徹底しておくことで、社員は監視調査される可能性があることを知ったうえでの私的メールを送受信していることとなり、プライバシーへの期待の低下につながります。また、監視の目的、手段及び態様についても、社会通念上相当と判断されやすくなることが考えられます。

ただ、どのような規定を定めればいいのか、全く見当もつかない方もいらっしゃると思います。まずは、弁護士にお気軽にご相談ください。

以上

弁護士 根來 真一郎