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担当弁護士

最終更新日:2023年11月6日

ご相談に至る経緯

A社はビジネス上小口の債権回収が発生しやすい業態です。具体的には以下のような状態に陥っていました。

  1. 未払発生後の督促など、債権回収の業務の流れが社内で整備されていない。小口の債権回収であっても発生する都度役員が個別対応せざるを得ない。
  2. 契約書や債権回収の際に使用する書類の書式が整備されていない。督促の際に書類の不備を債務者から問題視されることがある。

小口とはいえ、まとまるとその金額は無視できません。困ったA社は、顧問弁護士であるよつば総合法律事務所に相談しました。

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解決までの流れ

まず弁護士がA社に以下の点を確認しました。

  1. 督促を含む債権回収について現在どのような流れで業務をしているか
  2. 現在使用している契約関係書類(発注書、請書等)の有無、内容

弁護士はA社に以下のアドバイスをしました。

  1. 契約関係の書類を整えて法的に不備がない状態にすること
  2. 未収金が発生した場合の業務の流れとして、誰が(役員・一般社員等)、どのような対応をするのか(メール、電話、手紙での督促)のルール作りをすること
  3. 使用する書類(督促の手紙やメール文面など)をあらかじめひな型化すること

A社と弁護士で協議・検討をしました。弁護士は必要な書類で不足するものがあれば作成し、A社に提供しました。

完成した書類やルールについてA者は担当社員向けの説明会を行いました。法的な観点の説明などを行うため、弁護士も同席します。

説明会の実施後、実際に新しいルールや書式により債権回収の対応をしました。その際、担当社員が困らないように弁護士に相談しやすい窓口も設定していました。

結果・成果

以下のような効果が上がりました。

  1. 取引の相手方から書類の法的な不備を指摘されるリスクが減少しました。
  2. 未収金発生後の業務手順や担当者が決まったことで債権回収業務が効率化・安定化しました。その結果、担当社員の労働時間が減少し、他の業務も対応しやすくなりました。
  3. 低額の債権回収の一般的な対応であれば担当社員のみに任せることができるようになりました。その結果、役員は他の業務に有効に時間を使えるようになりました。

担当弁護士からのコメント

債権回収のご相談が多いお客様のお話をよくよく伺ってみると、法的に不適切な書式を利用していたり、未回収事案が発生しやすい債権管理体制になっていたりすることがあります。

ご依頼をいただいている弁護士の立場で言うのも変かもしれませんが、未収金が発生する都度、督促を弁護士に依頼していては時間、手間・コストが余計にかかります。

担当社員に任せる方法も効果的

金額が大きい場合やイレギュラーな場合など、役員や弁護士が個別対応をする必要がある案件も確かに存在しますが、低額で典型的な案件は担当社員に対応をある程度まかせてしまうというのも一つの方法です。

担当社員に任せる場合にはあまり属人的だとよくありません。そのため思い切って社内体制や業務フローそのものを整備することが重要です。

業務の適正化・効率化にもつながります。最初は大変であり、場合によっては会社内の業務や人員の調整も必要になりますが、長期的にみるとメリットが大きいといえます。

弁護士がルールを作るとより効果的

新しく対応する業務が増える場合、担当社員から反発を受ける可能性があります。部署間の業務分担をめぐる対立が起きることもあるでしょう。

この場合、担当の社員や役員から全て説明・対応するよりも、一部を弁護士が説明・対応するほうがスムーズな場合もあります。

弁護士は外部の人間であり、かつ専門家なので、内部の人間が説明・対応をするよりも不満を言いにくく、納得もしやすいのかもしれません。

悩んだらまずは詳しい弁護士に相談

よつば総合法律事務所では、個別の債権回収の案件に関するご相談・ご依頼を多数受けております。

個別案件の対応に限らず、本件のような社内体制整備のご相談・ご依頼も可能です。抜本的な解決のために社内体制の整備をご提案させていただく場合もございます。

小口の債権回収にお悩みの場合はお気軽によつば総合法律事務所お問い合わせください。

監修者:弁護士 三井伸容

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注:事案の本質を損なわない範囲で一部事案内容を変更している場合があります。